ORBIS Construction RfQ – Ein Highlight für die Baubranche

Was ist der ORBIS Construction RfQ?

Der ORBIS Construction RfQ ist DIE branchenspezifische Lösung zur Digitalisierung des Anfragemanagements in der Bauzuliefererindustrie. Das Kürzel RfQ steht für „Request for Quote“ oder anders gesagt „von der Anfrage bis zum Angebot“.

Entstanden ist der ORBIS Construction RfQ aufgrund einer Initiative von ORBIS in Zusammenarbeit mit 7Weltmarktführern wie z.B. OBO Bettermann, Gira oder Sonepar.

Schon mal vorneweg: Es ist ein einzigartiges Tool entstanden. Warum?

Der ORBIS Construction RfQ ist ein Tool, das durch Vereinfachung und Automatisierung immense Zeitersparnisse, einen höheren Durchsatz an Anfragen und eine bessere Qualität der Angebote ermöglicht. Hinzu kommt ein geringerer Aufwand in der Tool-Administration und wenig Schnittstellen (weil alles integriert abläuft). Die Daten im CRM-System stehen dem Nutzer mit wenigen Klicks aktuell und sauber zur Verfügung.

Durch die erwähnte Entwicklungsarbeit mit 7 Weltmarktführern aus der Baubranche ist der ORBIS Construction RfQ ein System, das als „Plug & Go“ bezeichnet werden kann. Denn für jeden neuen Kunden benötigt das System eine kurze Lernphase, anstatt aufwendiges Setup. Die kürzere Lernphase resultiert daraus, dass alle für den ORBIS Construction RfQ verwendeten Algorithmen durch  reale Praxisdaten der Entwicklungspartner so gut trainiert sind, dass sie für alle zukünftigen Anwender direkt einsetzbar sind und in kurzer Zeit zu einem Nutzen führen.

Die Ausgangsituation

Nehmen wir mal an, ein Architekt plant als Bauvorhaben ein Konzerthaus. Jeder weiß, das Bauvorhaben „Konzerthaus“ entsteht aus unterschiedlichsten Beteiligten und Gewerken, die für die Planung und Umsetzung beauftragt werden.

D.h. für das Konzerthaus werden die unterschiedlichsten Gewerke angefragt – von Elektroinstallateuren über Sanitär bis zu Flaschnern etc.. Innerhalb der Gewerke erhalten verschiedene Firmen über den Architekten die Anforderungen, die umgesetzt werden müssen. Jedes Unternehmen aus jedem Gewerk fragt nun individuell bei unterschiedlichsten Zulieferern Produkte an.

Exemplarische Darstellung des Eingangs von Anfragen bei einem Bauzulieferer

Oft treffen die Anfragen an den unterschiedlichen Standorten der Händler bzw. Zulieferer ein. Oder sie werden von mehreren Stellen aus einem (Planungs-)Unternehmen heraus an dieses gestellt. Rein technisch gesehen erfolgen Anfragen bei den Bauzulieferern entweder als Mail, als GAEB-Datei und als PDF über die unterschiedlichsten Kanäle.

Die Herausforderung für Bauzulieferer

Durch die oben beschriebene Aufteilung von Anfragen zu nur einem Projekt bzw. Objekt entsteht am Ende, über alle Bauvorhaben gesehen, innerhalb der Zuliefererbranche ein enormer Aufwand.

Das Erkennen, welche Anfragen zu welchen Bauvorhaben, Projekt bzw. Objekt gehören ist eine Herkulesaufgabe. Mehrere beteiligte Händler mischen ihre Anfragen nach eigenen Gutdünken.

Das bedeutet Händler 1 fragt z.B. nur 10 Waschbecken an. Händler 2 fragt 20 Waschbecken, aber 10 sind für das eine und 10 für das andere Objekt, welches er betreut. Bauunternehmer A stellt die Anfrage mit den 10 Waschbecken auch an den Zulieferer, ergänzt um 10 Lichtschächte. Im Prinzip drehen sich zwar alle mehrheitlich um ein Objekt und damit um Identische Anfragen. Durch eine im Vergaberecht vorgeschriebene Anonymisierung bzw. individuelle Produkt-Codierung der Anfragen ist diese Herausforderung komplex.

Die untenstehende Abbildung zeigt: selbst bei nur einem Unternehmen das Anfragen stellt wird es schwierig den Überblick zu behalten.

Darstellung der Unterschiedlichen Wege die Anfragen nehmen können

Jeder Zulieferer muss nun zu Beginn die bei ihm eintreffenden Anfragen aus unterschiedlichsten Kanälen in verschiedensten Formaten irgendwie verarbeiten, zuordnen und wichtige Informationen aus diesen gewinnen. Auch die Überlegung, biete ich überhaupt an, ist in dem Prozess ein wichtiger Bestandteil.

Die wichtigste Information, die bei einem Auftragseingang gewonnen werden muss, ist

a.) die Identifizierung des Auftrages,

b.) das Matching der Positionen im Auftrag zu eigenen Produkten und

c.) die Kategorisierung des Auftrages nach Priorität.

In der folgenden Abbildung zeigt sich, dass Anfrage nicht gleich Anfrage ist und sich in vielen Punkten unterscheiden kann. Diese Situation macht die Arbeit für Menschen aufwendig und für „Maschinen“ ist eine ausführliche Programmierung und Lernphase notwendig.

Anfragen sind nicht immer gleich – selbst wenn sie sich auf den 1. Blick ähneln

Um das Ausmaß dieser dargestellten komplexen Aufgaben noch besser zu verdeutlichen, ein Beispiel aus der Praxis: Ein weltmarktführender Pumpenhersteller aus dem Mittelstand beschäftigt für die Bearbeitung aller Auftragseingänge allein 35 Mitarbeiter.

Dieser Personalaufwand muss erfolgen, denn in der Praxis ist die manuelle Suche und Bearbeitung von Aufträgen, meist mit Systembruch, sehr aufwändig. Die unstrukturierten Inhalte aus den vielen Mails oder einem PDF lassen sich zusätzlich nur aufwendig für den Vergleich mit der eignen Produktdatenbank digitalisieren. Aus manchen Anfragen ist nicht direkt zu erkennen, ob alle Positionen das eigene Unternehmen betreffen. Auch hier muss also ein Screening bzw. eine Selektion erfolgen.

Die Folge daraus: Unheimlich viel Zeit bei der Angebotserstellung geht verloren. Das ist besonders in einer Branche wie der Bauzulieferung fatal. Denn alle wissen um den Erfolgsfaktor: Schnelligkeit ist der entscheidende Faktor für den Gewinn eines Auftrages.

Die Lösung: Der ORBIS Construction RfQ

Das Kernprodukt ist, basierend auf der Microsoft Azure Cloud, der ORBIS Constuction Hub. Der ORBIS Construction Hub ist eine Konsolidierungsplattform oder auch „Objekt Bahnhof“. Er bringt international 32 Datenprovider (z.B. ibau, DTAD oder Building Radar) zusammen.

Für die Bereitstellung der Objekt- und Projektdaten ist keine aufwendige Schnittstelle notwendig, der Datenaustausch zwischen den Datenprovidern und dem ORBIS Construction Hub erfolgt über einen „digitalen Handshake“.

Auf dem ORBIS Construction Hub sind also nun die unterschiedlichsten Bauvorhaben (potenzielle Lead-Quellen) zu finden. Deshalb wird das bestehende Konstrukt des Hubs um das Thema Anfragemanagement durch den ORBIS Construction RfQ angereichert.

Grundlagen: ORBIS Constuction RfQ

3 Partner für 1 starke Lösung:

Hinter dem ORBIS Construction RfQ stehen neben der Orbis SE selbst zwei weitere IT-Spezialisten.

Erstens die ITyX Solutions AG. ITyX stellt die künstliche Intelligenz (KI) zur Erkennung der Inhalte von Texten und Dokumenten aus den Anfragen an die Zulieferer. Dabei ist es für die entwickelte Texterkennung egal, ob es sich um E-Mails, PDFs, Text oder GAEB-Dateien handelt.

Zweitens die RootNine GmbH. RootNine ist mit ihrer Plattform ePlato für die Angebotserstellung und -bearbeitung verantwortlich.

ORBIS, als Initiator des Entwicklungsprojekts übernimmt die Organisation und Durchführung und ist Bereitsteller des ORBIS Construction Hub.

Diese ganzheitliche, integrierte Lösung auf einem System ermöglicht damit die Einbindung des ORBIS Construction Hub in die unterschiedlichsten CRM-Systeme.

Uns ist es wichtig, einen weiteren Punkt hervorzuheben: Die Unabhängigkeit des ORBIS ConstructionHub zu den CRM-Systemen aller Hersteller auf dem Markt! Ob Microsoft Dynamics, SAP, Salesforce oder kleineren Lösungen wie PisaSales etc. . Damit aber nicht genug – auch das jeweils eingesetzte ERP System der Kunden ist kein Showstopper für den Einsatz des ORBIS Construction RfQ. Auch hierzu können problemlos Schnittstellen geschaffen werden.

Der ORBIS Construction Hub als Grundlage

Die untenstehende Abbildung zeigt die Idee: In den ORBIS ConstructionRFQ werden die eingehenden Anfragen eingespielt, verarbeitet und abschließenden im entsprechenden CRM-System des Kunden angelegt bzw. angereichert. Zum wie und der Rolle des ORBIS Construction RfQ in diesem Prozess im Folgenden mehr.

Aufbau des ORBIS Construction RfQ

Zwischenfazit: Die Einzigartigkeit

Es gibt weltweit keine vergleichbare Lösung wie den ORBIS Construction RFQ. Er erfüllt annähernd 100% der Aufgaben aus dem Anforderungsmanagement. Die aktuell auf dem Markt zu findenden Lösungen erfüllen nur Teile des gesamten Problems.

Neben der Einzigartigkeit ist die Lösung inzwischen durch die Millionen von durchgespielten Daten ausgereift. Jeder weitere Nutzer beginnt nicht bei null, sondern auf einem sehr hohen Qualitätsniveau.

Mehr Anfragen in Bearbeitung, schneller in der Bearbeitung, höhere Qualität, schnellere Angebotsabgabe und – nicht zu vergessen – die Geschäftsführung bekommt unglaublich viel mehr Transparenz. Denn alle Anfragen werden erfasst und es ist klar, welche Anfragen erfolgreich sind, wo die Schwerpunkte und die Schwächen liegen. Einfach genial.

Wer Lust auf mehr Details über den ORBIS Construction RfQ hat? Hier ein Deep Dive:

Schritt 1, bevor es überhaupt losgehen kann, steht das E-Mail Routing. Also die Sammlung aller Anfragen in einem zentralen Topf, die den Zulieferer auf den unterschiedlichsten Kanälen erreichen.

Die untenstehenden Schritte zeigt die durch den ORBIS Construction RfQ durchgeführten Schritte:

  • Screening & Extraktion
  • Anfragebearbeitung
  • Angebotserstellung
  • Angebotsabgabe

Auf die einzelnen Schritte solle im Folgenden detailliert eingegangen werden.

Darstellung der schrittweisen Bearbeitung von Anfragen bis zum Angebot im ORBIS Construction RfQ

Screening & Extraktion

Zu Beginn steht eine Anfrage. Ob nun Auftrag, Gutschrift oder Reklamation – der ORBIS Construction RfQ kann jede Anfrage in jeder üblichen Form verarbeiten und erkennen, worin es inhaltlich bei einer Anfrage geht.

Jede eingegangene Anfrage wird einem inhaltlichen Screening unterzogen – basierend auf der KI-Technik von ITyX.

Dazu zählt zum Beispiel die Prüfung des Kontaktes. Ist dieser bekannt oder nicht? Dafür liest ein Algorithmus die Signatur einer E-Mail Adresse oder Merkmale eines Briefkopfes aus und matcht diese mit den Kontaktinformationen innerhalb des CRM-Systems.

Im nächsten Schritt wird der Anhang geprüft. Liegt beispielsweise eine GAEB-Datei vor? In diesem Fall wird die Information daraus direkt weiter auf die Anfrage-Ebene gegeben. Sind die Informationen im Mailing oder einem PDF enthalten, findet eine Extraktion durch die trainierten Algorithmen statt. Die Projektinformationen, Anfrageinformationen, Beteiligte oder Produkte werden für die nächsten Schritte extrahiert.

Abschließend wird dazu folgendes extrahiert: Die Qbjektdaten inklusive der Objektbeteiligten und die LV-Daten inklusive der Positionen und Produkte.

Der Algorithmus erkennt ebenfalls anonymisierte Produkte in einer Anfrage (zur Art der Erkennung im nächsten Abschnitt mehr).

Das Ergebnis ist eine normierte, strukturierte Datenbasis, mit der auf Ebene der Anfragebearbeitung sinnvoll weitergearbeitet werden kann.

Anfrageplattform

Die nächste Ebene – die Anfrageplattform – basiert auf der Technik von RootNine und behandelt die Anfragebearbeitung, Angebotserstellung und Angebotsabgabe.

Die im vorherigen Schritt generierte normierte Datenbasis vereinfacht einen notwendigen Dublettenabgleich auf Projekt- und Personenebene extrem. Eine Normierung ist wichtig, denn selten kann durch beispielsweise die Anonymisierung auf Projektebene Produktnummer mit Produktnummer vergleichen werden. In der Praxis werden merkmalsbasierte Informationen zueinander gemacht, beispielsweise die exakten Maße einer Badewanne.

Ganz simple – eine Übersetzung der eingegangenen Daten: Der Algorithmus erkennt, welche Eigenschaften hat die angefragte Position und wie sieht das Matching gegen die Produkte des eigenen Unternehmens aus. Ist das System beim „Matching“ unsicher, erhält ein Sachbearbeiter ein Pop-Up und wählt aus vorgeschlagenen Varianten das passende, eigene Produkt aus. Ebenso kann über eine Ampel ein Anwender die Qualität des automatischen „Matching“ schnell erkennen.

Zusätzlich findet durch den Partner Omikron ein Dublettenabgleich auf Ebene des Bauvorhabens (Objektes) und der Objektbeteiligten statt der Projektbeteiligten statt. Über diese 2 Wege ist schnell ersichtlich, ob eine Anfrage bereits im System besteht und schon anderweitig angeboten wurde.

Basierend auf dem Ergebnis des Abgleiches erfolgt automatisch das Update oder die Neuanlage zur Anfrage im CRM-System des jeweiligen Bauzulieferers und der verknüpften Ansprechpartner.

Das Matching ist deshalb sehr erfolgreich, weil durch die Trainingsdaten der Partnerunternehmen die KI schon fast alle Möglichkeiten gelernt hat. Durch die hohen, jährlichen Anfragevolumina ist eine einzigartige Datengrundlage entstanden.

Der 3. Schritt ist die Angebotserstellung und greift auch auf die Technologien von RootNine und die Plattform ePlato oder xPlato zurück.

Ein Hinweis vorweg: Der ORBIS Construction RfQ führt nicht die Angebotskalkulation durch. Diese wird im ERP oder CRM angestoßen und diese Systeme erhalten die Ergebnisse zurück. Logische Voraussetzung: Die Produkte- und Preise müssen im ERP gut gepflegt sein.

Der Kunde bekommt die Freiheit zu entscheiden, weiter im Construction RfQ zu bleiben oder eben auf bereits von ihm eigesetzte System zurückzugreifen, die er bereits kennt. So sorgt man bei der Einführung für mehr Akzeptanz. Kleinere Unternehmen erhalten mit der Angebotserstellung über ePlato oder xPlato hingegen die Möglichkeit ihren Prozess zu digitalisieren und zu automatisieren.

Die Angebotserstellung mit ePlato oder xPlato von RootNine umfasst dabei die Produktfindung – entweder macht das System Vorschläge oder fügt bei eindeutiger Position bereits entsprechende Produkte zu. Hinzu kommt wie bereits erwähnt die Preisermittlung – mit Berücksichtigung der individuellen Rabatte für jeden Kunden. Das ist ein sehr wichtiger Punkt, denn in der Praxis haben die Zulieferer mit den unterschiedlichsten Abnehmern zu Teilen äußerst komplexe Rabattstrukturen.

Abschließend findet über ePlato die Erstellung und Versendung des Angebotes statt (Dateitypen unabhängig) sowie die Projekt- und Angebotsnachverfolgung.

At a glance – Zusammenfassung der Vorteile

Vorteil 1: Die intelligente Texterkennung

Aus den unterschiedlichen Anfrageformaten werden die unstrukturierten Daten sauber strukturiert und maschinell verarbeitbar.

Vorteil 2: Dublettenerkennung

Ein Dublettenabgleich auf Projekt- und Personenebene schafft Transparenz  direkt zu Beginn des Sales-Trichters. D.h. welche Anfragen sind schon bekannt oder sind wirklich neu? D.h. bereits bestehende Anfragen werden nicht mehr doppelt bearbeitet. Alternativ kann man auch auf frühere Anfragen zurückgreifen, das verkürzt bzw. vereinfacht auch die Bearbeitungszeit.

Vorteil 3: Priorisierung

Eine Bewertung des Potentials priorisiert und vorselektiert für die Sachbearbeiter im Innendienst die Menge der Anfragen.

Vorteil 4: Keine manuelle Arbeit

Vermeidung von manueller und mehrfacher Erfassung. Informationen aus Anfragen müssen nicht aufwendig manuell erfasst werden, sondern werden durch das System automatisch ergänzt.

Vorteil 5: Kein Systembruch

Alle, im vorherigen Abschnitt beschriebenen Funktion des ORBIS Construction Hubs laufen ganzheitlich in der Azure Cloud. Alles wird immer in einer Oberfläche bearbeitet. Das vereinfacht die Nutzung deutlich.

Vorteil 6: Flexibel & Unabhängig

Flexibel zu integrieren, CRM- und ERP-Systemunabhängig. Die einfache Anbindung an das hauseigene CRM und ERP ist möglich. Dadurch werden aufwendige Schnittstellenprogrammierungen vermieden, die häufig ein Kosten Treiber innerhalb von IT-Projekten sind.

Vorteil 7: Ein ganzheitlicher Prozess

Neben der einfachen Anbindung besticht der ORBIS Construction RfQ auch dadurch, dass die vollständige Angebotserstellung und Abwicklung über diesen laufen können. Kunden erhalten dennoch die Wahlmöglichkeit, den für Sie passenden Weg zu customizen und in bereits bestehenden Systemen für diese Prozesse zu bleiben.

Vorteil 8: Transparenz für das Management

Es werden alle Anfragen erfasst. Nichts fällt hinten runter. Alle werden bewertet. So erhält das Management 100% Transparenz, was reinkommt, wie erfolgreich die Anfragen bearbeitet werden. Das sind die Steuerungshebel für Kundenwert-orientiertes Kunden-Management

Vorteil 9: Zeitersparnis

Mehr Zeit für das wirklich wichtige: Die Angebotserstellung, die Verhandlungen und das Kunden-Management.

Vorteil 10: Schnelligkeit

Wie oben geschrieben: Der Schnellere gewinnt (den Auftrag).

Viele Vorteile – viel Effektivität und Effizienz!

Die vielen Vorteile zeigen sich klar in einer Effizienzsteigerung des Prozesses Anfragemanagement. Mitarbeiter können sich gewinnbringend mit einem Angebot befassen. Sie müssen nicht „trivial“ Daten in einem umständlichen System erfassen. Diese Faktoren führen in ihrer Kombination zu einer deutlich höheren Abschlussquote.

Ein Beispiel verdeutlicht das schnell:

Von 10.000 Anfragen konnte ein Bauzulieferer vor dem ORBIS Construction RfQ beispielsweise „nur“ 5.000 bearbeiten. Aus diesen 5.000 konnte er ca. 3.000 gewinnen. Die restlichen 5.000 Anfragen waren ein nicht bearbeiteter „Blindspot“, der nicht einmal im Sales-Trichter landete.

Mit dem ORBIS Construction RfQ dreht man an zwei wichtigen Stellschrauben:

a.) Zum einen werden die 5.000 Anfragen, die vorher schon im Sales Prozess bearbeitet wurden, nun effektiver beantwortet. Dies führt zu einer höheren Abschlussrate. Aus 5.000 Anfragen werden für den Bauzulieferer in unserem Beispiel nun 4.000 Anfragen gewonnen. à Ein Plus 1.000 Anfragen.

b.) On Top zur verbesserten Abschlussquote kommt die Reduktion des Blindspots auf ein Minimum. Die Zahl von 5.000 nicht beantworteten Anfragen senkt sich in unserem Beispiel anfänglich auf 2.000.

D.h. aus den 3.000 zusätzlichen  Anfragen gehen bei gleicher Abschlussquote 2.400 neue erfolgreiche Abschlüsse hervor.

Nach Einführung des ORBIS ConstructionRfQ generiert das Unternehmen zusätzliche 1.000 Aufträge aus a.) und weitere 2.400 Aufträge aus b.).

Das ist eine Steigerung der Abschlussquote von 113%!

Wie beeinflusst der ORBIS Construction RfQ mein Unternehmen?

Neben dem positiven Einfluss auf den isoliert betrachteten Bereich , dem Auftragsmanagement kommen noch einige weitere Vorteile hinzu.

Vorteil 11: Vertriebssteuerung

Durch ein Tool wie den ORBIS Construction RfQ ist eine gezieltere Steuerung des Vertriebes möglich. Anfragen werden von Beginn an direkt identifiziert und den richtigen Kontaktpersonen zugeordnet. Weiter findet durch diesen Informationsgewinn die richtige Kategorisierung statt und Mitarbeiter im Außen- und Innendienst können gezielt die richtigen Angebote verfolgen.

Vorteil 12: Kapazitätssteigerung

Zusätzlich bedeutet der Einsatz von ORBIS Construction RfQ die Schaffung von Freiräumen und Kapazitäten. D.h. der gezielte Einsatz dieses für wertschöpfendere Aufgaben oder die intensivere Betreuung der abgegebenen Angebote und einer weiteren Verbesserung der Abschlussquote von diesen.

Vorteil 13: Steigerung des Deckungsbeitrages

Nicht zuletzt erhöht der ORBIS Construction RfQ den Deckungsbeitrag eines einzelnen gewonnen Angebotes. Je besser die Kalkulation, je schneller das Angebot, desto rentabler wird der Auftrag. Von Effekten in der Logistik, Auftragsplanung und -Fertigung bzw. im Einkauf noch gar nicht gesprochen.

Neben diesen harten Faktoren kommt ein wichtiger „weicher“ Faktor hinzu. Die schnellere und genauere Beantwortung einer Anfrage steigert das Vertrauensverhältnis zwischen Kunden zum Zulieferer. Daraus resultieren u.a.  Empfehlungen, höhere Anfragevolumen und deutlich mehr Anfragen außerhalb des Ausschreibungsprozesses.

Abschließend noch ein Gedankenspiel: Im Verlauf der Präsentation stellte sich für uns heraus, dass das Tool auch für viele anderer Branchen relevant ist – zum Beispiel für Großhändler. Jedes Unternehmen mit einer hohen Anzahl an Auftragsanfragen kann bei der Abwicklung durch intelligente Algorithmen in seiner Effizienz unterstützt werden.

Florian ist angehender Fachinformatiker für Daten- und Prozessanalyse bei der 11 Relations.

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