ameax AkquiseManager

ameax AkquiseManager: Mit CRM zum Erfolg

Die Grundlagen

Die ameax Unternehmenssoftware der ARANES GmbH & Co. KG ist vielfältig und bietet Nutzern aus unterschiedlichsten Anwendungsbereichen und Branchen Lösungen an. In diesem Software Scouting soll der ameax AkquiseManager im Fokus stehen. Dieser ist ein CRM-Allzweck-Tool. Mehr Informationen finden Sie auf der Website des AkquiseManager.

 

 

Der ameax AkquiseManager bildet die Funktionen und Anforderungen an ein modernes CRM-System ab. Der AkquiseManager liefert Vorteile und Funktionen, die ihn, aus unserer Sicht, von anderen Systemen seiner Art hervorheben.

Mit unserem jüngsten Software Scouting zum ameax AkquiseManager haben wir die Vorteile selbst unter die Lupe genommen und können nun ausführlich über diese berichten.

Kurz auf einem Blick auf das, was uns besonders positiv aufgefallen ist:

Die Schnelligkeit: Der ameax AkquiseManager ist eine webbasierte Lösung und ist damit fast direkt verfügbar. Weiter bringt er dadurch eine Systemunabhängigkeit mit und verursacht keine weiteren Kosten bei der Hardware.

Sicherheit Made in Germany: Wie im vorherigen Punkt bereits erwähnt ist der ameax AkquiseManager eine webbasierte Lösung deren Server auf einem DIN ISO zertifizierten Server in Deutschland laufen. Zusätzlich ist die Software Made in Germany und weist durch ihr Back-Up System eine hohe Datensicherheit aus.

Die Flexibilität: Die Anzahl der Anwender kann jeder Kunde selbst bestimmen und für seinen Bedarf individuell dazubuchen. Dabei fallen besonders die Möglichkeiten der individuellen Rollenvergaben und die Anpassung der Software nach eigenem Wunsch auf. Jeder Admin erhält die Möglichkeiten das System anzupassen, egal ob Zusatzfelder, andere Bezeichnungen usw. –  der ameax AkquiseManager ist individuell gestaltbar.


Das Software Scouting auf einen Blick:

Unsere Highlights des Software Scoutings: 

  1. Das Anlegen von Kunden
  2. Wiedervorlagen 
  3. Aktivitäten 
  4. Termine
  5. Serienmails

Für wen ist der ameax AkquiseManager?

Der AkquiseManager ist für jedes Unternehmen jeder Größe einsetzbar und durch seine Branchenunabhängigkeit für jede Sparte gedacht. So etwas kann nicht jedes System. Die Abbildung von Konzernstrukturen oder die ungewöhnlichen Anforderungen eines Start-Ups finden hier ihr Zuhause.

Das System ist auf der Oberfläche stark anpassbar. So entscheidet jeder Kunde selbst wie am Ende sein AkquiseManager aussieht und wie es seine branchenspezifischen Prozesse abbildet.

Warum brauche ich den ameax AkquiseManager?

Der ameax AkquiseManager hilft als CRM-System die Kundendaten so zu nutzen, die eigenen Vertriebsaktivitäten effizienter verwalten, steuern und kontrollieren zu können. Er unterstützt das Unternehmen bei der Neukundengewinnung oder der Verbesserung der Auftragsabschlussquote.

Alle weiteren Vorteile für die Kundenakquise durch ein CRM hat ARANES für jeden hier noch einmal übersichtlich zusammengestellt.

Welche Funktionen bringt der ameax AkquiseManager mit?

Als CRM-System bietet der ameax AkquiseManager natürlich eine Vielzahl an Modulen und Funktionen.

Untenstehenden ein Überblick zu den angebotenen Funktionen:

 

Funktionen ameax AkquiseManager

Übersicht zu den Funktionen des ameax AkquiseManager

Wie zu erkennen ist, kann der AkquiseManager ziemlich viel. Auf jedes einzelne hier zu sehende Feature einzugehen, würde jedoch den Rahmen sprengen – deshalb konzentrieren wir uns hier auf die Highlights unseres Software Scoutings.

Wer jedoch noch mehr wissen möchte, dem empfehlen wir die Website des AkquiseManager oder das detailliert ausgearbeitete Handbuch.

Zum Einstieg für den Überblick – die Home Seite

Bevor wir einzelne Funktionen des ameax AkquiseManagers im Detail betrachten, ist eine erste Einführung in die Grundlagen wichtig. So ist eine bessere Orientierung möglich.

Das Dashboard

Der Einstieg in den AkquiseManager beginnt mit einem Dashboard.

Das Dashboard ist die beste Möglichkeit stets aktuelle Informationen aus dem System zu erhalten und die eigenen Aufgaben im Blick zu behalten.

Dashboard ameax AkquiseManager

Das Dashboard des ameax AkquiseManager

Wie zu erkennen ist besteht das Dashboard aus verschiedenen Bereichen. Diese Bereiche kann jeder Nutzer für sich selbst einstellen oder die von einem Systemadmin voreingestellte Schablone verwenden. Neben all den Möglichkeiten zum selbst Konfigurieren gibt es bereits auch einen Standard. Dieser gibt Information zu aktuellen Wiedervorlagen, neu angelegten Kunden oder dem genutzten Speichervolumen.

Besonders angenehm ist im Einsatz dabei, dass durch Klicken auf die angezeigten Informationen im Dashboard ein Springen in den Systembereich zu den Informationen, die man gerade angesehen hat, möglich ist. Sollte hier ein „Blitzgedanke“ kommen, kann direkt an diesem weitergearbeitet werden.

Navigation

Die Navigation im ameax AkquiseManager erfolgt über eine Navigationsleiste im oberen Bildschirmbereich und zeigt die Grundfunktionen. Über ein Drop-Down Menü öffnen sich weitere Navigationsoptionen.

Navigationsleiste ameax AkquiseManager

Die Navigationsleiste des ameax AkquiseManager

Hier ist erneut zu erwähnen, dass durch das flexible Rechtemanagement die Navigationsleiste für jeden Anwender individuell angepasst werden kann. Die Anwender sehen also auch nur die Funktionen, die für sie relevant sind.

Da nun der 1. Überblick geschaffen ist wollen wir uns nun die Highlights ansehen die uns besonders aufgefallen sind.

1. Anlegen von Kunden

Über diese Funktion wird ein Datensatz zu einem Kunden im System angelegt. Zur Verfügung steht dabei das manuelle Anlegen, aber auch weitere Funktionen wie z. B. ein Fließtext Import, ein Massenimport (z.B. Excel CSV-Tabellen) oder über eine API Schnittstelle.

Im ameax AkquiseManager ist die Eingabe von Kundedaten in 4 Teile gegliedert.

Diese Abschnitte sollen im Folgenden genauer betrachtet werden:

Anlage Kunde

Im Abschnitt „Kunde“ werden, alle vorhandenen Informationen zu einem Kunden erfasst. Das sind die wichtigsten Informationen wie Name, Mailadresse oder Telefonnummern.

Hier kann die Betreuergruppe manuell zugewiesen werden. Sollte hier nichts ausgewählt werden erfolgt die Zuweisung, sofern eingestellt, automatisch, z.B. anhand der PLZ (Postleitzahlen-Gebietszuordnung).

Ebenfalls kann die Kundennummer automatisch zugewiesen werden. Das ist hilfreich, um Dubletten bei den Kundennummern auszuschließen und so Fehler bei der Betreuung zu vermeiden. Ebenso hilfreich bei der Unterstützung der eigenen Aktivitäten sind die Einstellungen zum Datenschutz. Hier können die jeweiligen Einwilligungen hinsichtlich der erlaubten Wege der Kontaktaufnahme vermerkt werden. Denn nicht jeder Kunde will über alle Kanäle Werbung erhalten. Zusätzlich ist die Einhaltung von DSGVO weiterhin für viele Unternehmen eine nicht optimal gelöste Anforderung – der ameax AkquiseManager kann genau hier unterstützen.

Anlage von Kunden im ameax AkquiseManager

Anlage von Kunden im ameax AkquiseManager

Anlage Ansprechpartner

Hier wird direkt bei der Erfassung des Kunden die Möglichkeit gegeben einen Ansprechpartner zu diesem anzulegen. Ansprechpartner können auch später noch hinzugefügt werden.

Besonders vorteilhaft ist dabei die schnelle und einfach Anlage von Ansprechpartnern über den Fließtextimport. Der Fließtextimport ist ein Feature, dass die alltägliche und zum Teil auch lästige Arbeit des Anlegens von Kontakten zu einem Kinderspiel macht. Der Nutzer hat durch das Tool „Textdaten zur Adressgewinnung“ (bei der Anlage von Kunden) beziehungsweise „Fließtext zur Datengewinnung“ (bei der Anlage von Ansprechpartner) die Möglichkeit beispielsweise dem Impressum eines Unternehmens die Kontaktinformationen zu kopieren oder für die Anlage des Ansprechpartners aus der E-Mail-Signatur. Diese zwischengespeicherten Informationen werden darauf in das Feld zur Adressgewinnung kopiert und durch das System ausgelesen. Anschließend sind alle erkannten Felder wie der Name, die postalische Adresse oder Telefonnummern befüllt. Der Fließtextimport ist also eine große Hilfe dabei die Geschwindigkeit und Genauigkeit bei der Anlage von Ansprechpartnern oder von Kunden zu erfüllen. Ganz ohne Zahlendreher oder Rechtschreibfehler.

Anlage von Ansprechpartnern im ameax AkquiseManager

Anlage von Ansprechpartnern im ameax AkquiseManager

Mit der Funktion Status wird angegeben, ob der Mitarbeiter noch im Unternehmen aktiv oder bereits ausgeschieden ist – durch diese Pflege behält das System seine Aktualität.

Zu erwähnen ist an dieser Stelle, dass für die Ansprechpartner noch weitere Grundeinstellungen getroffen werden können. Dazu zählt das Erfassen von Geburtstagen und das Aktivieren von Erinnerungen an diese – solch eine Erinnerung kann auch direkt im Anfang erwähnten Dashboard erfolgen. Durch das Setzen eines Hakens bei „Änderungsverlauf speichern“ wird die Speicherung des Änderungsverlaufs aktiviert. Das Speichern von Änderungen hilft besonders bei der Umsetzung von DSVGO sollte Auskunft zu gespeicherten Daten verlangt werden.

Anlage Kategorien

Hier werden dem Kundendatensatz unterschiedliche Kategorien als Markierung nach verschiedenen Attributen zugewiesen. Diese können entsprechend der eigenen Anforderung unterschiedlich detailliert ausfallen und helfen bei der späteren Selektierung von unterschiedlichen Kundengruppen.

Anlage von Kategorien im ameax AkquiseManager

Anlage von Kategorien im ameax AkquiseManager

Anlage von Kampagnen

Ein weiters Feature sind die Kampagnen. Kampagnen werden im ameax AkquiseManager dafür verwendet, um darzustellen an welcher Stelle im Vertriebsprozess sich ein Kontakt befindet.

Anlage von Kampagnen im ameax AkquiseManager

Anlage von Kampagnen im ameax AkquiseManager

Über das Drop-Down Menü lässt sich eine bereits bestehende Kampagne auswählen. Neue Kampagnen können über den Einstellungsbereich hinzugefügt werden. Das Feld Status dient zur Darstellung des eigenen Vertriebsprozesses und kann nach eigenem Bedarf abgebildet werden. So kann ein Status z.B. Erstkontakt, Interessent oder Kunde sein. Der Betreuer beschreibt die internen Zuständigkeiten wer für den Kunden verantwortlich ist. Der Ansprechpartner beschreibt auf der anderen Seite den Kontakt bei einem Kunden.

Zwischenfazit: Anlage Kundendaten

Der ameax AkquiseManager zeigt, dass er sich sehr gut dazu eignet all die Informationen, die es gilt zu einem Kunden zu erfassen, abbilden kann und dabei weiß zu unterstützen.

Besonders durch das hohe Maß der Anpassbarkeit welches ARANES seinen Anwendern bereitstellt, kann für jeden Kunden eine passende Darstellung für die einzelnen Felder gefunden werden. Dabei ist es vollkommen egal, ob es sich um einen Automobilzulieferer handelt oder eine Marketingagentur.

Was an dieser Stelle noch hervorgehoben werden soll, ist die Möglichkeit all die besprochenen Felder automatisch durch eine Schnittstelle befüllen zu lassen. Wenn sich beispielsweise ein Kunde über das Kontaktformular einer Website einträgt.

2. Wiedervorlagen

Der Menüpunkt Wiedervorlagen liefert eine Übersicht aller aktuell offenen oder vor kurzem erledigten Aufgaben. Mit der Verwendung von Wiedervorlagen lassen sich im ameax AkquiseManager die Vertriebsprozesse systematisch abbilden und bis zum Ende verfolgen.

Anlage von Wiedervorlagen im ameax AkquiseManager

Anlage von Wiedervorlagen im ameax AkquiseManager

Wie die obenstehende Beispielmaske zeigt, geben die Wiedervorlagen einen Überblick über alle zu erledigenden Aufgaben. Das Datum gibt an, zu welchem Termin die Wiedervorlage fällig ist. Die Priorisierung zeigt durch verschiedene Symbole, wie zum Beispiel einen Stern die Priorität an.

Zwei weitere Spalten, die bei dieser Funktion interessant sind, sind die Übersicht zu Kampagnen und der aktuelle Status. Die Status, welcher bereits bei der Kundenanlage erwähnt wurde, gibt einen schnellen Überblick zur aktuellen Position im „Sales-Trichter“. Die Spalte Kampagne unterstützt dabei als Information, „wo“ der Kunde herkommt.

Die Übersicht zu den Wiedervorlagen im AkquiseManager liefert Vertrieblern also einen schnellen Überblick über die wichtigsten Aufgaben eines Nutzers. Die Wiedervorlagen unterstützen dabei besonders mit Informationen zu Herkunft, Status und der Kategorisierung. Mit nur einem Klick auf die entsprechende Zeile lassen sich alle weiteren Informationen zu einer Aufgabe in der Wiedervorlage aufrufen. Vertriebler bekommen also schnell und ohne Systembruch die Möglichkeiten alle Informationen zu einem Kundengespräch einzusehen. Das steigert die Effektivität enorm und schafft ein vollständiges Bild zu einem Kunden.

3. Aktivitäten

Im Datensatz eines Kunden besteht im ameax AkquiseManager die Möglichkeit „Aktivitäten“ zu erstellen. Aktivitäten dienen der Dokumentation, die für einen Kunden erfolgt – also das Festhalten von dem was mit einem Kunden passiert, zum Beispiel ein eingehendes Telefonat.

Anlage von Aktivitäten im ameax AkquiseManager

Anlage von Aktivitäten im ameax AkquiseManager

Die Betreffzeile dokumentiert, ob es sich wie erwähnt, beispielsweise um einen eingehenden Anruf handelt oder eine Mail, die versendet wird. In den Notizen wird dann nach Belieben der Nutzer die Information erfasst die sich zum Beispiel aus einem Telefonat ergeben. Über den Ansprechpartner erfolgt die Dokumentation mit wem in diesem Fall telefoniert wurde. Der letzte Teil ist die Verknüpfung mit der Kampagne. Der ameax AkquiseManager erkennt in welcher Kampagne sich der Datensatz zu einem Kunden befindet und füllt dieses Feld automatisch aus. Dieses Feld ist auch manuell änderbar.

Die durchgängige Dokumentation von Aktivitäten im ameax AkquiseManager schafft Vorteile bei der Vollständigkeit und Verfügbarkeit zu allen Informationen über einen Kunden. Dieser Vorteil besteht nicht nur für eine Abteilung, wie zum Beispiel dem Vertrieb, sondern allen weiteren Abteilungen. Das könnte in einem Beispiel die Disposition sein. Diese bekommt alle Hintergrundinformationen zu eventuell zusätzlichen Lieferbedingungen, die während eines Vertriebsgespräches dokumentiert werden.

Durch diese durchgängige Dokumentation trägt der AkquiseManager in Unternehmen zu einer besseren internen Kommunikation bei, die den Blick auf einen Kunden vervollständigen kann und so auch die Kommunikation mit diesem positiv beeinflusst.

4. Termine

Die integrierte Kalenderfunktion im ameax AkquiseManager bietet die Funktion Kunden mit Terminen zu verknüpfen.

Im Terminbereich sind alle Funktionen aus einem klassischen Outlookpostfach möglich. Der Vorteil hier ist jedoch, dass die Daten zu Kunden direkt verknüpft sind. Also erneut der einfacheren und schnellen Verfügbarkeit von Kundendaten. Aus diesem Grund verfügt die Terminübersicht im ameax AkquiseManager über weitere angenehme Vorteile bei der Visualisierung von Terminen.

Der erste ist die Terminliste als PDF. Über diese sind auf einen Blick alle Termine an einem Tag ersichtlich und helfen bei der Strukturierung eines vielleicht hektischen Tages.

Darstellung von Terminen im ameax AkquiseManager

Darstellung von Terminen im ameax AkquiseManager

Ein ebenso schönes Feature ist das Anzeigen von Terminen auf einer Landkarte. Sind die Adressen in einem Termin gepflegt kann über einen Button „in Landkarte visualisieren“ die Darstellung auf einer Karte erfolgen.

5. Serienmail

Ein viel genutztes Feature in einem CRM-System ist die Serienmail, deshalb wollen wir an dieser Stelle auch einen Blick auf diese Funktion werfen.

Zu Beginn steht Adressselektion der gewünschten Empfänger. Die Auswahl der Empfänger kann im AkquiseManager aus einer Adressauswahl oder einer Suchliste getroffen werden. Eine einmal getroffene Selektion ist speicherbar.

Der nächste Schritt ist das Anlegen des Mailings. In der Maske für die Serienmail werden zuerst die Felder für das Mailing befüllt. Dazu zählt zum Beispiel der Name des Mailings, die Kampagne oder die Auswahl des Postfaches, über welches das Mailing abgewickelt wird.

Nach diesen Einstellungen erfolgt die Auswahl der zuvor getroffen Selektion der Empfänger.

Anschließend erfolgt die Erstellung eines Mailings oder das Laden einer Vorlage. Ebenfalls wird dem Nutzer durch die Auswahl „Quellcode“ die Möglichkeit gegeben beispielsweise Anreden durch Platzhalter nach eigenem Wunsch zu personalisieren.

Serienmails im ameax AkquiseManager

Serienmails im ameax AkquiseManager

Schnittstellen

Wie zum Einstieg in dieses Software Scouting erwähnt, ist ein Vorteil des ameax AkquiseManager die schnelle Verfügbarkeit als webbasierte Lösung. An diese Stelle knüpfen auch die Schnittstellen des AkquiseManagers an.

Damit eine CRM-Software wirklich ihr volles Potenzial entfalten kann ist der permanente Informationsaustausch untereinander wichtig, jedoch auch der Informationsaustausch verschiedener Anwendungen. Dieser Zustand kann mit dem ameax AkquiseManager für externe Software erreicht werden, denn es bestehen bereits gängige Schnittstellen. Dazu zählen zum Beispiel Microsoft Exchange oder Google Calendar. Hinzu kommen abilita für das Forderungsmanagement, estos und PlaceTel als CTI Integration oder onlinebrief24.de für den Briefversand.

Neben den Schnittstellen zu Programmen bestehen für den ameax AkquiseManager ebenfalls Import-Schnittstellen, um schnell und einfach Daten einspielen zu können. Dies kann in Form von Fließtext, Excel/CSV-Tabellen erfolgen, aber auch über Web Formulare. Neben dem Import von Dateien unterstützt der AkquiseManager ebenfalls den Dateiexport. Dazu zählen CSV-Tabellen, als auch der Export von Kundendaten oder Daten der Finanzbuchhaltung.

Fazit

Der ameax AkquiseManager schafft durch die Möglichkeiten der Anpassbarkeit an die eigenen Anforderungen für jedes Unternehmen deutliche Zeit- und Kostenersparnis im Vertriebsprozess. Der AkquiseManager verbessert sowohl die interne Kommunikation und als auch die Kommunikation mit dem Kunden. Zum Beispiel über die Wiedervorlagen oder die direkte Verfügbarkeit aller relevanten Informationen zu einem Kunden ohne Systembruch – die Dokumentation bleibt durchgängig.

Besonders für die oft so unterschiedlich auftretenden Prozesse jeder Branche, bieten die vielen Möglichkeiten zur Anpassung und Verfeinerung den Vorteil jeden Prozess individuell abzubilden, sei er noch so branchenspezifisch. Durch die flexible Rechtevergabe kann sogar behauptet werden, dass sich jeder Anwender das System so anpassen kann wie er es braucht.

Neben der Branchenunabhängigkeit ist die Flexibilität des Lizenzmodells des ameax AkquiseManagers für den Kunden ein großer Vorteil.

Mit ameax findet keine Bindung an ein teures Lizenzmodell bei welchem die „Katze im Sack“ gekauft wird. Durch die beispielsweise 30-tägige Testphase erhalten die Interessenten die Möglichkeit sich ein ausgiebiges Bild vom AkquiseManager machen zu können.

Zusätzliches können Lizenzen stets mit dem Bedarf des Kunden wachsen. So kann die Zahl der Lizenzen Schritt für Schritt erhöht werden. Genauso wie unterschiedliche Vertragslaufzeiten auf monatlicher Basis, quartalsweise, jährlich oder für 3 Jahre möglich sind. Die Wahl und Flexibilität in der Buchungsstruktur liegen also ganz bei den Kunden.

Der letzte und spannendste Vorteil ist aus unserer Sicht die Verknüpfung mit den weiteren Tools der ameax Unternehmenssoftware der ARANES GmbH & Co. KG. Die Verknüpfung des AkquiseManager mit diesen bietet Kunden die Möglichkeit der Schaffung einer „Unternehmenssoftware“. Diese Lösung ist in der Lage die vielfältigsten Anforderungen in einem Unternehmen abzubilden.

Welche weiteren Tools, wie das Matching-System oder die Faktura, zur Verfügung stehen wird in einem alleinstehenden Software-Scouting nächste Woche beleuchtet.

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Florian ist angehender Fachinformatiker für Daten- und Prozessanalyse bei der 11 Relations.

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