Snazzy Contacts – Das Einhorn im Kundendaten-Management

Heute im Fokus: Snazzy Contacts

Snazzy Contacts bietet einen neuen Lösungsansatz für die Herausforderungen des Kundendaten-Managements, besonders wenn diese Daten über viele Datentöpfe verteilt und zu synchronisieren sind. Mit Snazzy Contacts ist es sehr einfach möglich, all diese Kundendaten an einem zentralen Datenpunkt zusammenzuführen und so in ein flexibles „Datenkraftwerk“ zu verwandeln.

Status Quo und Probleme im Kundendaten-Management

Betrachtet ein Unternehmen selbstkritisch Kundendaten oder Kontaktdaten, dann haben diese meist nicht die durchgängig hohe Qualität, die das Unternehmen benötigt. Unabhängig davon, welche Größe ein Unternehmen hat, sind die Kundendaten somit meistens weder zu 100 % DSVGO konform noch qualitativ so gut, um mit diesen Vertriebs- bzw. Service- und Marketing-Aktivitäten zu steuern.

Der Grund für die unzureichende Qualität ist schnell gefunden: Die Daten liegen oft isoliert in Silos. Sie sind unterschiedlich gut gepflegt. Die Felder haben einen unterschiedlich hohen Füllgrad. Prozess-Automationen, Reports oder Analysen über all die Systeme, in denen diese Daten liegen, sind schlichtweg unmöglich. Den Unternehmen fehlt somit die Kontrolle über ihre Daten.

In der Praxis scheitert dieses Ziel schon an einem einfachen Punkt: Outlook. In Outlook sind Kundenkontaktdaten nicht dublettenfrei zu managen und es besteht kaum eine Integration in andere Systeme.

Deshalb kann ein Unternehmen niemals die volle Kontrolle über die Kunden- oder Kontaktdaten erlangen, solange solche Probleme bestehen. Es bleibt das Gefühl einer angezogenen Handbremse.

Warum Kundendaten-Management relevant bleibt und die Wichtigkeit in der Zukunft nur steigen kann, lesen Sie auf CRM-TECH.WORLD hier.

Snazzy Contacts ist die Lösung – sowohl für KMUs als auch für große Unternehmen

Mit welchem Ansatz löst Snazzy Contacts das oben beschriebene Problem?

Snazzy Contacts verfolgt den Ansatz, die Integration von Best-of-Breed zu realisieren. Unternehmen bzw. Anwender bekommen mit Snazzy Contacts ein einfaches und wirksames Tool an die Hand. Die Daten sind zentral an einem Ort zu organisieren, zu analysieren und zu kontrollieren. So vermeidet das Unternehmen unnötige Silos.

Erst wenn alle Kundendaten an einem Ort zentral und sauber verwaltet werden, sind sie sinnvoll an alle anderen Lösungen im Unternehmen zu verteilen. Ohne Datenintegration müsste möglicherweise ein Mitarbeiter als Benutzer zu allen anderen Anwendungen eingerichtet werden, der sich bei mehreren Systemen anmeldet, mehrere Datensätze herunterlädt, alle Daten wieder löscht, um dann die eigene einheitliche Kundendatenbank zu erstellen. Ein kostspieliger und fehlerträchtiger Aufwand.

Wie funktioniert Snazzy Contacts?

Snazzy Contacts ist ein cloudbasiertes System. Alle vorhandenen Datenquellen werden zusammengeführt und integriert vorgehalten.

Durch die Verbindung mit dem Open Source Framework Open Integration Hub geht das ganz einfach.

Der Open Integration Hub – kurz OIH – kann als „die Datendrehscheibe“ in einem Unternehmen beschrieben werden, auf welcher Snazzy Contacts aufsetzt.

OSS-Framework

Da die Zahl der Tools radikal zunimmt, brechen die altmodischen Modelle der Datenintegration zusammen. Die alte Art der nativen Integration war meist als paarweise Zwei-Wege-Integration konzipiert. Sie verbinden die Tools nacheinander. Aber nicht jede API oder Integration kann jede Art von Datentyp in beide Richtungen unterstützen, selbst wenn das Tool dies kann. Das führt zu einer hohen Komplexität. Durch den OIH ist es nicht mehr notwendig, Schnittstellen zwischen unterschiedlichen Apps oder On-Premise Lösungen zu programmieren! Durch den Einsatz des OIH programmiert das Unternehmen eine einzige Schnittstelle zum OIH. Über die Datendrehscheibe bzw. Verteiler-Plattform des OIHs sind die Daten in allen anderen Anwendungen verfügbar.

Wichtiger Vorteil des Open Integration Hub (OIH)

Ein elementarer Vorteil des OIH ist seine einfache Architektur.

Durch diese braucht ein erfahrener Programmierer, basierend auf den bisherigen Erfahrungen des Herstellers, nur ca. einen Tag, um einen Connector zu entwickeln. Und das ist, unserer Meinung nach, sehr schnell!

Um die Arbeit an einer Schnittstelle zu unterstützen, wurde ebenfalls ein Tool entwickelt, das eine API „scrapen“ kann. Basierend auf den Ergebnissen eines Scrapes liefert Snazzy einen Prototyp für die Schnittstelle. Einfach gesagt: Das Tool „liest“ sich die API durch und erkennt verwendete Programmierstandards und diese Informationen werden zusammengefügt. Daraus entsteht der Prototyp als Grundlage.

Zusammenspiel Open Integration Hub und Snazzy Contacts

Wofür dient nun der Open Integration Hub?

Der OIH ist eine Open Source Lösung und liefert damit das Open Source Framework, mit dem die Integration der verschiedenen Tools (in denen Kundendaten vorliegen) zur Verwaltung dieser Kundendaten erfolgt.

Über Konnektoren werden alle Anwendungen mit dem Hub verbunden, der so den Datenaustausch zwischen all diesen gewährleistet.

Snazzy Contacts hingegen konzentriert sich auf die Datendomäne der Kontaktdaten – also die Inhalte der Felder der Kundendaten oder Adressdaten.

Das Ergebnis:

Durch die Integration über den OIH sind dann Daten konsolidiert und synchron in einem System, die Silos beseitigt und die Flexibilität und Unabhängigkeit des Best-of-Breed-Ansatzes beibehalten.

Snazzy Contacts wird dann die Daten aus den verschiedenen Quellen automatisch sammeln und sie in einer einzigen Kundenansicht bereitstellen. Mit Snazzy Contacts greift das Unternehmen auf die konsolidierten bzw. bereinigten Daten zu

Bildkommentar: Die obenstehende Abbildung soll das Zusammenspiel des OIH und Snazzy verdeutlichen. Da das Datenmodell von Snazzy das Datenmodell des OIH ist, kann über Snazzy die Funktionalität einer Customer Data Plattform umgesetzt werden.

Mit Snazzy bleibt die Flexibilität des Best-of-Breed-Ansatzes bestehen, weil an jedes einzelne Tool angedockt werden kann, ohne dass Datensilos entstehen,.

Ein erstes Zwischenfazit

Mit dem Open Integration Hub basiert Snazzy Contacts auf einer technischen Plattform, welche die Probleme vieler Systeme im Kern umgeht.

Eine Integration von Software ist meist teuer und zeitaufwendig. Durch den OIH werden diese Faktoren nicht mehr zum „Bremsblock“ und öffnen den Funktionalitäten von Snazzy die Tür.

Denn Snazzy ist mit wirklich jedem System kompatibel – sei es von Salesforce bis hin zur kleinsten Speziallösung auf dem Markt! Es sind keine Abstriche nötig, denn jede Software kann zu 100 % integriert werden.

Snazzy in der Praxis

Nach der Theorie wollen wir nun den Blick auf die Funktionen von Snazzy Contacts richten und wie sich die Anwendung während der Nutzung präsentiert.

Die Grundfunktion ist die Verwendung von Snazzy Contacts als Plattform zum Kontaktmanagement, als ein zentrales System, in dem all Kontakte enthalten sind und gepflegt werden können.

Ein besonderer Aspekt, der diese Idee unterstützt, ist die Entwicklung des Systems als „Mobile First“. Es wurde von Anfang an die mobile Version entwickelt. Erst danach wurde die Anwendung auf eine Desktopversion „vergrößert“.

Durch diesen Mobile-First-Ansatz ist eine hohe Usability auf den mobilen Geräten gegeben. Daten können direkt eingegeben oder aktualisiert werden, ohne dies erst später am Desktop nachholen zu müssen.

Weiter besticht Snazzy dadurch, dass das Tool als „Progressive Web App“ gebaut ist. Das bedeutet, die Anwendung ist sofort auf dem Desktop oder mobilen Gerät installiert. Der Anwender muss die App nicht über einen App-Shop installieren. Das erhöht die Verfügbarkeit.

Blick auf die Kernfeatures:

Beginnen wir mit der Benutzeroberfläche beim Öffnen von Snazzy Contacts.

Snazzy Kontakte

Positiv ist an dieser Stelle die klare, aufgeräumte Struktur. Auf der linken Seite sind alle Funktionen abgebildet. In der Mitte kann über die Scroll-Funktion oder die Suchfunktion schnell auf den Bestand an Kontakten zugegriffen werden. Auf der rechten Seite ist durch einmaliges Anklicken (eines Kontaktes) ein Fenster zu den Informationen zu sehen.

Nur der Klarheit wegen: Natürlich können Kontakte nicht nur Personen sein, sondern auch Unternehmen. Auf die weiteren Möglichkeiten, die sich daraus ergeben, soll später eingegangen werden.

Sehr anwenderfreundlich ist die Möglichkeit, schnell und einfach Daten einzutragen. Dies funktioniert über das Symbol „Stift“ am oberen, rechten Bildrand.

Beim „Kontakte eintragen“ werden dem User durch Snazzy keine Grenzen gesetzt.

Jedem Kontakt kann der User bzw. das Internehmen beliebig viele Kategorien zuweisen. Dies erleichtert später eine Selektion bzw. Strukturierung. Kategorien für Kontakte können beispielsweise User, Leads oder Kunden sein. Die Kontaktinformationen reichen von der obligatorischen Telefonnummer oder Mail über gängige Social Media Plattformen bis hin zur Möglichkeit, eigene Informationen zu erstellen und anzulegen.

Kontaktdaten können sowohl das Attribut „privat“ als auch „geschäftlich“ erhalten. Es sind somit keine zwei Datensätze zu einer Person für privat bzw.  geschäftlich erstellt worden.

Snazzy Attribute

Bildkommentar: Hierzu obenstehend ein Beispiel über das Eintragen von Informationen mit Snazzy.

Eine sehr feine Strukturierung und Attribuierung der Daten gilt auch bei der Erfassung von Adressen (beispielsweise Filiale und Zentrale) und persönlichen Informationen zu einem Kontakt, wie dem Geburtstag. In Snazzy Contacts ist somit jede Information in allen wichtigen Formaten abbildbar, die erfasst werden muss.

Ein sehr wichtiges Feature: Die Abbildung verschiedenster Beziehungen

Was für uns Snazzy Contacts wertvoll macht, ist nun nicht die singuläre Arbeit an einem Kontakt, sondern die Möglichkeit, ganze Beziehungen zwischen Firmen und Firmen, Personen und Personen sowie Firmen und Personen abzubilden.

Snazzy Beziehungen

Bildkommentar: Diese Beziehungen sind bereits bei der Ansicht einer Person mit abgebildet.

Womit uns Snazzy Contacts bei diesem Feature überzeugt, ist die „Cleverness“ des Tools. So sind nach Erstellen einer Beziehung zwischen einer Person und einem Unternehmen bspw. die geschäftlichen Kontaktdaten direkt mit denen des Unternehmens verknüpft und vice versa.

Der Aufbau von Beziehungen kennt keine Limits. Sie können nach dem eigenen Bedarf angepasst werden. Es können so viele Entitys gebildet werden, wie benötigt. Die Gefahr, den Überblick bei vielen Beziehungstypen zu verlieren, besteht nicht. Der Nutzer wird dabei von der Software grafisch unterstützt. Die Software erkennt Beziehungstypen, z. B. Person-Person oder Person-Firma, und lässt deshalb auch nur logisch mögliche Beziehungstypen zu. Auch bei vielen Entitys bleibt so die Richtigkeit der Beziehungen zueinander gewahrt.

Zwischenfazit: Nicht nur für Unternehmen mit wenigen Datensätzen, sondern auch für große Unternehmen bzw. Unternehmen mit sehr vielen Datensätzen geeignet

Aus diesem Grund ist Snazzy perfekt, um auf Enterprise-Ebene komplexe Hierarchien (Multi-Level) abzubilden, bis hin zu den unterschiedlichsten Netzwerken, wie Beziehungsnetzwerke, Zentrale, Filiale, Niederlassung, Lager, Vertretungen oder Franchisesysteme bei Unternehmen.

Welche weiteren spannenden Funktionen gibt es noch?

Die Relation Suggestion: Bei diesem Feature wird einmal am Tag ein Scan der im System vorhandenen Kontakte durchgeführt und basierend darauf dem User mögliche Beziehungen vorgeschlagen. Über ein „Pattern Matching“ der Firmenmail versucht das System, eine kollegiale Beziehung der Kontakte zu erkennen.

Dubletten-Bereinigung: Snazzy bietet von Haus aus eine Unterstützung bei der Dubletten-Bereinigung. So wird auch hier über ein „Pattern Matching“ genutzt, so ist erkennbar welche gespeicherten Kontakte die dieselben sind.

Diese Unterstützung durch Snazzy bewerten wir als „sehr wichtig“. Denn vielen Unternehmen sind die Probleme mit ihren Daten nicht bekannt. Gerade das Dubletten-Problem kommt bei Automatisierung und Multi-Channel-Kommunikation besonders häufig zu Tage. Das kann man mit Snazzy vermeiden.

So unterscheidet das System aktuell schon, ob zwei ähnliche Kontakte eine Beziehung sein können, oder eine Dublette vorliegt. Zum Beispiel, wenn zwei Kontakte mit demselben Nachnamen vorliegen, einen unterschiedlichen Vornamen haben und die gleiche Anschrift teilen, ist es wahrscheinlicher, dass diese Familienmitglieder sind, als dass bei der Erfassung ein Fehler gemacht wurde.

Aus der Erkenntnis, dass es sich im obigen Beispiel um Eheleute handelt, werden die Marketingaktivitäten deutlich konkreter und dadurch erfolgreicher.

Data Governance mit SnazzyJournal – DSGVO-Konformität at its best

Über die Journal Funktion von Snazzy Contacts lassen sich alle Änderungen nachverfolgen, die an einem Kontakt vorgenommen werden, kombiniert mit der enorm wichtigen Möglichkeit einer DSGVO-konformen Auskunft. Fragt ein Kunde auf Basis der DSGVO nach: „Was haben Sie über mich gespeichert?“, kommen viele Unternehmen ins Schwitzen. Aber nicht mehr mit Snazzy. Mit Snazzy führen Sie alle Informationen zu einem Kontakt bzw. Kunden zusammen. So entsteht ein unglaublich mächtiges Werkzeug zu allen Fragen rund um die DSGVO.

Wird Einsicht verlangt, welche Daten zu einer Person gespeichert sind, liefert Snazzy umgehend die Antwort. Wird eine Information dazu benötigt, wann Informationen zu einem Kontakt geändert wurden, liefert Snazzy die Antwort.

Das ist auch ein Teil von Datenqualität. Und es spart Zeit, Geld und Nerven!

Ein Ausblick in die Zukunft:

In naher Zukunft erwartet den User Unterstützung bei der Erkennung von Duplikaten und Beziehungen durch Machine Learning. So ist erkennbar, wenn der User bspw. immer gleiche Arten von Beziehungen erstellt. Basierend darauf schlägt das System eigene Beziehungen vor, bzw. erkennt die richtige an dieser Stelle. Ferner ist geplant, den Kunden der Anwenderunternehmen ein Portal anzubieten, damit diese ihre Daten selbst verwalten können. Damit würde Snazzy Contacts ein weiteres Werkzeug zur Erfüllung der Anforderungen der DSGVO erfüllen. Die Zahl der Lösch- und Änderungsbitten durch die Konsumenten steigt seit Einführung der DSGVO enorm und die Nichterfüllung kann für die Unternehmen schnell teuer werden, da hier zunehmend Strafen durch die Behörden ausgesprochen werden.

Snazzy Journal – weitere Funktionen

Ein weiterer Vorteil, der durch Snazzy Journal entsteht, ist die Dokumentation und die Konstanz in der Nachverfolgung von Änderungen. Arbeiten zwei User zugleich an einem Datensatz, gilt generell, dass die zuletzt eingetragenen Informationen gelten. Durch das Journal steht jede Änderung zur Nachverfolgung und Widerherstellung zur Verfügung.

Snazzy Journal

Vervollständigung von Adressen

Ein weiterer Beleg, dass man bei Snazzy das Thema Kontaktdaten ernst nimmt, zeigt die Funktion zur Suche nach Kontakten mit unvollständig befüllten Feldern über das Dashboard. An dieser Stelle loben wir die Möglichkeiten einer Adress-Selektion anhand verschiedenster Daten. Denn Adress- und Datenqualität definiert sich nicht über hunderte Attributsfelder, sondern meist über die 10-15 wichtigsten Attribute.

Nur sind diese allerwichtigsten Felder auch gut gefüllt?

Snazzy baut einen eigenen Filter auf, der nach leeren Feldern im System sucht. Dies ist eine weitere wichtige Unterstützung zum Steigern der Adressqualität.

Bereits über 30 Mal gibt es die Integration von Snazzy in andere Software-Systeme

Nach dem Blick auf die überzeugenden Features, die Snazzy mitbringt, gilt es jetzt, diesen auf die Integration von Snazzy zu richten, denn durch diese unterscheidet es sich deutlich vom Rest des Marktes.

Aktuell verfügt Snazzy schon über 30 Integrationen –  z. B. CleverReach, Mailchimp, Salesforce oder Shopify. Durch die Basis des OIH kann jedoch festgehalten werden, dass Snazzy im Prinzip alles integrieren kann.

Denn die Nutzung dieser bestehenden Integrationen über den OIH ist so einfach wie genial. Die neue Anbindung bzw. Integration ist in weniger als einer Minute angestoßen und durchgeführt.

Möchte ich beispielsweise meine Daten aus Snazzy an mein Google-Konto geben, wird unter Integration „Google Contacts“ entsprechend ausgewählt und über „Create Integration“ die Integration begonnen, die nur noch mit der Authentifizierung bei Google abgeschlossen werden muss. So können einzelnen Mitarbeitern bestimmte Kontakte zur Verfügung gestellt werden, die es beispielswese für ein spezielles Event mit einer E-Mail Kampagne zu bewerben gilt.

Nun greift ein weiteres, hervorragendes Feature: Der Anwender kann selbst bestimmen, welche Information er an Google übergibt. Filter bzw. Selektionskriterium können die eingangs erwähnten Kategorien zu Kontakten sein. So werden zum Beispiel nur Leads oder passive Kontakte überführt.

Nach erfolgreicher Integration erfolgt die automatische Synchronisation.

Was gibt es noch?

Damit sind die möglichen Raffinessen noch nicht abgeschlossen. Snazzy bietet den Parallel-Betrieb mehrerer Integrationen zu verschiedenen Systemen. Und das können aktuell nicht viele Lösungen bieten! Aktuell ist durch die technische Möglichkeit in der Praxis meist nur eine Integration zwischen 2 Produkten üblich. Aus Snazzy heraus ist es aber möglich, eine weitere Integration zu einem zweiten Google-Account laufen zu lassen und Daten aus dem System zu übergeben. Auch hier ist selbst bestimmt, welche Informationen übertragbar sind  und welche nicht.

Frage an die Entwickler: Geht das Ganze auch in die andere Richtung? Und wie erwartet, können wir diese Frage an dieser Stelle auch mit einem klaren Ja beantworten.

Ein anderes Beispiel: Von einer Event-Plattform ist es möglich, alle Daten aus dieser zu importieren und auszuwählen, in welche Kategorie bei Snazzy diese importiert werden sollen. Hier könnte ein Newsletter gewählt werden, der zur Nachbewerbung versendet werden soll. Die entsprechende markierten Datensätze können direkt in das Newsletter-Tool überführt werden.

Profis können mit dem SDK sogar Snazzy Contacts tief in eigene Anwendungen integrieren. Hier sind der Integration kaum noch Grenzen gesetzt.

Unser Fazit

Snazzy Contacts bietet durch die Verbindung mit dem Open Integration Hub (OIH) eine praktikable Lösung, die Probleme bei der Verwaltung von Kontakt- und Kundendaten unabhängig von der Unternehmensgröße zu lösen.

Sowohl technisch als auch durch die Bedienbarkeit besticht das Produkt mit seiner Einfachheit. Es ist schon unglaublich einfach im Vergleich zu den vielen anderen Lösungen auf dem Markt, wie die Inseln, welche die verschiedenen Softwaresysteme in Unternehmen darstellen, miteinander zu verbinden sind. Es ist keine weitere Speziallösung notwendig, um Integrationen zu schaffen. Somit kann Snazzy in jedem Unternehmen bzw. jeder Institution zum Einsatz kommen.

Genauso wie technisch, besticht Snazzy Contacts auch funktional mit seinen Features. Auf der Grundlage der technischen Integration sind alle Informationen aus den integrierten Systemen sinnvoll miteinander verknüpft. Die Daten sind absolut einfach zwischen verschiedenen Systemen verteilt bzw. synchronisiert. Besonders die Möglichkeiten zur Abbildung von Beziehungen zeigt den Fokus von Snazzy darauf, Ordnung in das Chaos der Verwaltung von Kontakt- und Kundendaten zu bringen.

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Florian ist angehender Fachinformatiker für Daten- und Prozessanalyse bei der 11 Relations.

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