DSGVO-konform

Cobra: Mit einer CRM-Lösung die Vorteile der EU-DSGVO ausschöpfen

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Die EU-Datenschutz-Grundverordnung naht. Spätestens jetzt sollten Sie anfangen, Ihre internen Arbeitsabläufe zu überprüfen und ggf. an die gesetzlichen Anforderungen anzupassen. Werfen Sie dabei auch einen Blick auf Ihre IT-Landschaft: Mit den richtigen Helfern kann die Umsetzung der EU-DSGVO für Ihr Unternehmen nicht nur zum Kinderspiel, sondern auch zum Wettbewerbsvorteil werden.

Egal ob bei der Gewinnung von Leads oder den Verkäufen über Online-Shops: In Zeiten der Digitalisierung werden von fast jedem Unternehmen personenbezogene Daten verarbeitet. Davon profitiert auch der Kunde, da er genau die Informationen erhält, die ihn auch wirklich interessieren – ein wichtiger Bestandteil einer guten Kundenbeziehung. Das rechtfertigt allerdings nicht, dass die gespeicherten Kundendaten nach Belieben genutzt werden dürfen. Als Basis für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten wurden in Artikel 5 die Grundsätze der EU-DSGVO definiert. Dazu zählt der sogenannte Grundsatz der Zweckbindung. Demnach müssen betroffene Personen bereits bei der Datenerhebung darüber informiert werden, zu welchem Zweck die Verarbeitung, z. B. für den Newsletterversand, erfolgt und dürfen diese Daten dann auch nur zum angegebenen Zweck nutzen.

Bei hunderten oder gar tausenden Kundendaten, kann man da schnell den Überblick verlieren. Wer wünscht nur telefonische Beratung? Wer möchte den Newsletter erhalten? Eine CRM-Lösung schafft hier Abhilfe. Neben der Speicherung der Kundendaten in einer zentralen Datenbank, kann bei jeder Person die erhaltene Werbeeinwilligung inklusive Zeitstempel und dem Verarbeitungszweck abgelegt werden. Das kann auch als Nachweis dienen, falls Ihnen eine unrechtmäßige Datenverarbeitung vorgeworfen werden sollte. Widerruft ein Kunde seine Werbeeinwilligung, kann dies im CRM-System problemlos anhand eines entsprechenden Sperrvermerks hinterlegt werden.

In einem Unternehmen mit abteilungsinternen Listen anstatt einer unternehmensweiten Kundenmanagementlösung, besteht immer die Gefahr, dass wichtige Informationen untergehen. Das kann zum Problem werden, wenn ein Kunde die Löschung seiner Daten verlangt. So werden z. B. im Marketing die Daten gelöscht – im Vertrieb wird der Kunde aber weiterhin kontaktiert, da die Info zum Löschantrag dort nicht angekommen ist. Die Folge: Sie riskieren eine Abmahnung und einen verärgerten Kunden. Solche Fehler können mit einer CRM-Lösung vermieden werden, da alle Mitarbeiter Zugriff auf eine zentrale Datenbank haben. Damit eine gelöschte Adresse nicht durch eine erneute Erfassung oder einen Adressimport wieder im CRM-System landet, kann diese beim Löschen auf einer Sperrliste eingetragen werden. Erfolgt der Import neuer Adressen, werden diese mit den auf der Sperrliste hinterlegten Adressen verglichen. Bei einer Übereinstimmung, wird der Nutzer gewarnt und kann dann entscheiden, ob die Adresse wieder in die Datenbank aufgenommen werden darf.

Mit datenschutzkonform erhobenen Daten können Sie diese bedenkenlos verwenden – auch nach dem 25. Mai 2018! Und wenn ein Kunde sich sicher sein kann, dass seine Daten bei Ihnen in geschützten Händen sind, dann schafft das eine neue Vertrauensbasis, die für Sie zum Wettbewerbsvorteil werden kann. Während bei vielen Unternehmen Vertriebs- und Marketingaktionen ins Stocken geraten, weil die notwendigen Anpassungen unter hohem Zeitdruck realisiert werden müssen, können Sie Ihren Vorsprung optimal ausschöpfen und sich auf die Festigung Ihrer Kundenbeziehung konzentrieren. Sie sollten sich rechtzeitig einen Überblick darüber verschaffen, inwiefern Sie personenbezogene Daten verarbeiten möchten. Auf dieser Basis sollten Sie entscheiden, wie Ihre internen Arbeitsprozesse gestaltet werden sollen und welche Software Sie bei Ihren Zielen unterstützen kann. Mit einer guten Strategie, professioneller Software und geschulten Mitarbeitern steht dem datenschutzkonformen Kundenbeziehungsmanagement dann nichts mehr im Wege!

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